Até o início de dezembro de 2018 foram emitidas e autorizadas no Brasil aproximadamente 20,5 bilhões de notas fiscais eletrônicas (NF-e), que partiram de 1,5 milhões de emissores. Por esses números, divulgados pelo então ministério da Fazenda, podemos ter uma noção da importância da criação da versão digital desses documentos.
A NF-e, segundo o ministério, é um documento digital que tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. A validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.
O objetivo de criar a NF-e foi modernizar a emissão das notas fiscais, pensando em todos os recursos que precisavam ser disponibilizados e no tempo que esses documentos exigiam de processamento, análise e armazenamento. Imagine a quantidade de papel que era necessária para tudo isso! A ideia, então, foi deixar esse processo mais ágil, sustentável e tecnológico.
Quem precisa emitir a NF-e
Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), todas as empresas que estiverem enquadradas nas atividades econômicas previstas em lei devem emitir a NF-e. Ou seja, a obrigatoriedade não tem relação com o porte dos estabelecimentos.
Para saber se o seu negócio precisa emitir esse documento no formato digital, você pode consultar os protocolos ICMS 10/07 e 42/09 ou procurar uma contabilidade, que está capacitada para analisar todos os detalhes das leis e dar um parecer mais preciso.
Como é feita a emissão da NF-e
Para emitir a NF-e, a empresa precisa se cadastrar na Secretaria da Fazenda do seu estado, ficando devidamente registrada para a autoridade fiscal. Depois, ela deve ter uma assinatura digital. Para operacionalizar o processo, é necessário contar um software para emissão de NF-e.
Indo para a parte prática, a empresa precisa gerar um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial e assiná-lo digitalmente, assegurando a integridade dos dados e a autoria.
Este arquivo eletrônico é, então, transmitido para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que faz uma pré-validação do arquivo e devolve um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), permitindo o trânsito da mercadoria.
A NF-e também é transmitida para a Receita Federal, que funciona como um repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional). No caso de operação interestadual, esse envio é feito para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. E para mercadorias destinadas às áreas incentivadas, o envio é feito à Suframa.
As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional) disponibilizam a consulta, por meio da internet, para o destinatário e outros interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria, é impresso uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que deve conter, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional para facilitar a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
O Danfe não é uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso que permite a confirmação da existência da nota digital.
A penalidade para quem não emitir ou cometer erros na emissão da NF-e pode ir de juros a multas, com valores que podem até mesmo inviabilizar o negócio. Então, todo cuidado é pouco nessa operação.
Benefícios para quem emite a NF-e
Por mais que se trate de uma obrigação, a emissão da NF-e não pode ser vista apenas dessa forma. O contribuinte também deve observar as vantagens, como:
- Redução de custos de impressão;
- Redução de custos de aquisição de papel;
- Redução de custos de envio do documento fiscal;
- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
- Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B).
Pensando em tudo o que falamos até aqui, contar com uma contabilidade para executar essa tarefa é de extrema importância. Por isso é que a Kontisa pode ajudar a sua empresa, porque nossa experiência permite indicar os caminhos corretos tocar o processo com mais eficácia. Entre contato com a gente e saiba o que temos a oferecer. Estamos à disposição para tirar todas a suas dúvidas!
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