Antigamente, era comum donos de pequenas mercearias fazerem as contas em caderninhos, venderem sem nota ou cupom fiscal e terem um controle de estoque bem básico, até falho. Não era por maldade que as coisas eram assim. Simplesmente, esses empreendedores ganhavam seu dinheiro de maneira simples e com pouca estratégia. Os tempos eram outros, sem dúvida! Mas os órgãos que fiscalizam uma empresa sempre foram os mesmos.
O que acontece é que, com a informatização e a necessidade de combater a sonegação fiscal, esses órgãos começaram a fechar o cerco. Então, quem levava a sua mercearia meio informalmente simplesmente porque era mais fácil gerenciar as coisas assim, aos poucos precisou se ajustar. Até porque, com a agressividade do mercado, seria inviável continuar administrando um negócio se não houvesse a preocupação de cuidar dele com mais estratégia.
Aí a burocracia, que sempre foi uma realidade no nosso país, começou a ser ainda mais sentida. Por essa razão, se você é daqueles empreendedores que pensam que ainda é possível levar os negócios à moda antiga, com um pezinho na informalidade para facilitar o dia a dia, saiba que não é tão fácil de continuar levando tudo desse jeito, principalmente porque as leis devem ser respeitadas, sob risco de responder criminalmente por isso.
Neste artigo, vamos mostrar tecnologias, como o SPED-Fiscal e suas obrigatoriedades, e órgãos que fiscalizam uma empresa (INSS, Receita Federal, Secretaria da Fazenda Municipal e Estadual, Ministério do Trabalho, Corpo de Bombeiros e Vigilância Sanitária) que te farão mudar de ideia. Confira!
Os órgãos que fiscalizam uma empresa
Para falar dos órgãos que fiscalizam uma empresa, vamos começar com o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). É o órgão que verifica se a empresa tem empregados registrados ou paga pró-labore aos seus sócios. O objetivo é assegurar que as contribuições previdenciárias sejam calculadas da forma correta. Ele analisa, ainda, se a contabilidade está preenchendo corretamente os formulários obrigatórios, como a SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), que contém as informações necessárias para a aposentadoria.
Um outro ponto em relação à atuação do INSS é quanto à contratação de autônomos. Muita gente não sabe, mas neste caso também existe a obrigatoriedade de recolhimento dos impostos. Apesar de fazer parte da Receita Federal, o foco do INSS são as contribuições previdenciárias.
E falando em Receita Federal, ela está presente em tudo o que é relacionado a movimentações financeiras, como o livro caixa, contabilidade, pagamentos e recebimentos e entradas e saídas de Nota Fiscal. A Receita também cruza as informações de pagamento com as de recebimento de outras empresas. Quando existem indícios do não pagamento de algum imposto, os fiscais da Receita podem presumir o valor das chamadas “vendas por fora” e assim cobrar os tributos e penalizar com multas.
Assim como faz a Receita Federal, as Secretarias da Fazenda Municipais também analisam as movimentações financeiras. No entanto, o foco dos seus fiscais é a prestação de serviços e a verificação do pagamento dos tributos municipais. Os principais são o ISS (Imposto Sobre Serviços), IPTU (Imposto Sobre Propriedade Predial e Territorial Urbana) e o ITBI (Imposto Sobre Transmissão de Bens e Imóveis).
Já nas Secretarias da Fazenda Estaduais, além da movimentação financeira, os seus fiscais também cruzam as informações de pagamento com as de recebimento de outra empresa. Se surgirem indícios de sonegação, eles têm o poder de presumir o valor das vendas, cobrar os tributos e penalizar com multas.
Mas, aqui, o foco é a venda e circulação de mercadorias, então, é levado em conta se o ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) por substituição tributária foi recolhido nas compras e nas vendas. Outros impostos que podem ser fiscalizados em nível estadual são o IPVA (Imposto Sobre Propriedade de Veículos Automotores) e o ITCMD (Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doação).
Órgãos que fiscalizam a infraestrutura física e laboral
Entre os órgãos que fiscalizam uma empresa, o Ministério do Trabalho é o que, geralmente, atua a partir de denúncias. Seu foco é a verificação da documentação trabalhista, empregados que estão trabalhando sem registro e se o INSS, décimo terceiro salário, férias e FGTS estão corretos. Ele verifica ainda o controle do ponto, pagamento de horas extras e se estão sendo respeitados os avisos prévios de férias, demissão, bem como se os empregados não estão trabalhando antes de serem registrados. Para este trabalho, normalmente são auxiliados pelos Sindicatos, que fazem as denúncias de irregularidades.
Ao Corpo de Bombeiros cabe fiscalizar qualquer empresa para medir os riscos de incêndio e acidentes que possam afetar o negócio e a vizinhança. Isso tudo é feito sempre de maneira preventiva. Depois do diagnóstico, os bombeiros notificam a empresa para que ela adote medidas de segurança, tais quais a colocação de extintores de incêndio, inclusive com a indicação de um modelo adequado.
Já a Vigilância Sanitária verifica se alguma atividade da empresa tem impacto na saúde individual ou pública. Quando existe a manipulação de alimentos, medicamentos, produtos de higiene, estética ou algum risco biológico ou químico, os fiscais deste órgão fazem recomendações de modificações de processos ou da estrutura física.
Tecnologias de fiscalização
Estes são somente os órgãos que fiscalizam uma empresa, aos quais todo empresário deve estar acostumado. Mas, além deles, já existem tecnologias que, apesar de num primeiro momento parecerem apenas mais uma burocracia a se cumprir, podem trazer benefícios como mais segurança e agilidade para as empresas. Estamos falando do SPED Fiscal.
A implementação desse sistema ajudou a reduzir a quantidade de papel utilizada, já que os seus arquivos são feitos e armazenados de forma digital. Algumas obrigações acessórias das empresas foram facilitadas, as informações enviadas ao governo foram uniformizadas e tornou-se possível fazer um cruzamento de dados dos registros contábeis e fiscais. Com isso, a gestão fica mais eficiente e a fiscalização, por parte do governo, fica mais facilitada.
Entre as obrigações do SPED Fiscal estão a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), a e-Financeira, o eSocial, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de serviços Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e).
E para estar em dia com todos os órgãos que fiscalizam uma empresa e também com os processos de fiscalização, é imprescindível que todo negócio, da mercearia que antes atuava quase informalmente às grandes corporações, tenha o suporte de uma contabilidade experiente. Só assim é possível estar em dia com todas as obrigações e também buscar os meios mais estratégicos e econômicos de quitar os impostos devidos.
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