Abrir um negócio é sinônimo de mais responsabilidades e compromissos, tanto na empresa quanto para com a sociedade. Sendo assim, você deve se manter preparado e acompanhar as tendências e mudanças na lei para atuar sempre na regularidade. Entre tantas atividades, estar atento aos documentos fiscais eletrônicos obrigatórios é uma das principais para deixar tudo em dia. Isso porque, ao esquecer de emitir algum deles, pode haver grandes problemas com os órgãos fiscalizadores. Para ajudar com isso, listamos aqueles que são cruciais para a sua empresa. Confira!
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Trata-se de um recibo obrigatório gerado após qualquer transação de venda de produto e serve para o recolhimento de impostos. Ou seja, a não utilização da NF-e é considerada sonegação fiscal, o que pode trazer muitos problemas para a sua empresa. Além de multas de duas a cinco vezes o valor do tributo, pode resultar em detenção de seis meses a dois anos, conforme a Lei nº 4.729/1965.
A nota fiscal eletrônica é transmitida pela internet e serve para substituir o trâmite de papel do documento entre o emissor da nota (prestador de serviço ou comerciante), o comprador e os órgãos públicos. Assim, ela é emitida e armazenada eletronicamente, tendo sua validade garantida por uma assinatura digital (token). O documento é parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo a partir de um decreto firmado em janeiro de 2007.
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é exclusivamente direcionada para atender ao segmento de mercado dedicado à prestação de serviços aos consumidores, facilitando a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura. Esse documento foi elaborado pela Receita Federal e pela Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) para viabilizar a integração e a troca de informações entre contribuintes e municípios, reduzindo os custos para os envolvidos, aumentando o controle de arrecadação do ISS e simplificando a fiscalização. Dessa forma, assim como a NF-e, a não emissão da NFS-e também resulta em sonegação fiscal e é sujeita ao mesmo tipo de punição que mencionamos acima. Então, fique atento!
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
É emitida e armazenada eletronicamente com o objetivo de documentar as operações comerciais, ou seja, voltada apenas para o controle e fiscalização da venda de grandes varejistas para o consumidor final. Esta é uma alternativa que ainda não é obrigatória em todas as regiões, mas visa substituir os documentos fiscais mais utilizados no varejo, como emissor de cupom fiscal e nota fiscal modelo 2. Nos locais em que a NFC-e é obrigatória, o não cumprimento dessa norma pode resultar em multa para os estabelecimento no valor de R$ 1 mil, dependendo do município.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
Se a sua empresa transporta produtos de um lugar para o outro, ela com certeza precisa de um CT-e. Este documento é utilizado para comprovações fiscais — similar a uma nota fiscal — de qualquer operação de transportes ou frete, independentemente de qual seja a modalidade (aérea, ferroviária, rodoviária, dutoviária ou aquaviária). Caso você não cumpra com essa obrigatoriedade, pode receber multas, resultando em prejuízos materiais (apreensão das mercadorias) e financeiros.
Manifesto de documentos fiscais eletrônico (MDF-e)
O MDF-e é o documento fiscal eletrônico que vincula os documentos fiscais dos produtos transportados à operação de transporte. Desde a alteração promovida no Regulamento do ICMS pelo Decreto nº 52.712/2015, em 18 de novembro de 2015, alguns estados tornaram obrigatória a emissão para todas as operações de transporte de mercadorias. Sendo assim, a falta desse arquivo pode gerar multa no transporte da mercadoria.
Carta de correção eletrônica (CC-e)
Regulamentada pelo Ajuste SINIEF s/n de 1970, a CC-e entrou em vigor em todo o Brasil no começo de julho de 2011 e tem o objetivo de corrigir algumas informações da NF-e. Entre os itens que podem ser retificados estão: códigos fiscais, como o CFOP, desde que não mude a natureza dos impostos; descrição do produto, desde que não altere a alíquota do imposto; peso, volume e dados do transportador; e informações adicionais. A não emissão e correção desse documento podem resultar em diferenças nas documentações que acabarão trazendo problemas para o seu negócio, como multas e irregularidades fiscais.
Código identificador da operação de transporte (CIOT)
Trata-se de um código numérico obtido por meio do cadastramento da operação de transporte no sistema eletrônico da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). Sua função é regulamentar o pagamento do valor do frete referente à prestação dos serviços de transporte rodoviário de cargas e seu uso é obrigatório. Além disso, essa numeração é única para cada contrato de frete e deve constar no devido Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC). Desse modo, se você não cadastrar essa operação no sistema da ANTT, pode pagar uma multa no valor de até R$ 1,1 mil.
Por quanto tempo é necessário guardar estes documentos fiscais?
Muitas empresas não dão a devida importância ou simplesmente não acham necessário arquivar documentos como esses que mencionamos. Porém, é importantíssimo que eles sejam guardados por cinco anos. Assim, você não corre o risco de ter que pagar uma conta que já foi paga e poderá comprovar e consultar sempre que necessário. É como diz aquele ditado popular: “melhor prevenir do que remediar”, não é mesmo?
Agora que você já conhece os documentos fiscais obrigatórios, conte com a gente para auxiliá-lo nas questões legais e tributárias da sua empresa. Assim, o seu negócio se mantém dentro da regularidade e fica longe de problemas com os órgãos fiscalizadores. Em caso de dúvidas, fique à vontade para entrar em contato com nossa equipe!
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