Seis ferramentas para uma gestão eficaz para sua empresa

Conduzir a empresa para um caminho de desenvolvimento e sucesso exige ferramentas para uma gestão eficaz. Afinal, todo trabalho bem realizado depende de certos requisitos que contribuam para que o resultado alcançado seja o esperado. Nesse sentido, improvisos ou falta de planejamento são comportamentos extremamente prejudiciais, porque deixar as coisas acontecerem para ver no que dá não é uma decisão sábia, não é verdade? O mercado é competitivo e ninguém vai procurar a sua empresa se ela não tiver uma estratégia para captar a atenção do seu público-alvo.

Contudo, muito mais do que chamar a atenção, é necessário trabalhar para buscar um diferencial, tanto no processo de desenvolvimento de um produto ou na prestação de um serviço quanto na entrega de valor ao cliente. Ou seja, tudo é um processo: é preciso se posicionar, atrair clientes, fazer um bom trabalho e entregar um resultado personalizado.

Conheça as ferramentas para uma gestão eficaz

Quando falamos em ferramentas, naturalmente não estamos nos referindo apenas ao contexto literal da palavra, ou seja, materiais físicos que auxiliem na gestão. São, como você deve imaginar, um conjunto de ações, tecnologias, conceitos e serviços que, juntos, são capazes de oferecer mais sustentabilidade às operações e mais longevidade à empresa.

Por isso, vamos listar agora algumas dessas ferramentas para que você possa avaliar a implantação na sua empresa.

1 – Adote os conceitos gerenciais

No mundo dos negócios, vários conceitos ― normalmente siglas ― trazem práticas e cuidados capazes de auxiliar no planejamento, na execução das atividades e no acompanhamento dos processos. É muito importante que a sua empresa integre essas práticas para organizar a gestão, o planejamento, a produção e o atendimento.

Alguns desses conceitos são:

• Ciclo PDCA (do inglês: planejar, executar, analisar e corrigir): método de gestão em quatro passos para controle e melhoria de processos e produtos.
• Análise SWOT (do inglês: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças): indica a avaliação desses aspectos da empresa para o desenvolvimento do planejamento estratégico;
• 5W2H: representa perguntas necessárias para a organização das atividades. Qual o objetivo do projeto (what)? Por que realizá-lo (why)? Onde aplicá-lo (where)? Quanto tempo para finalização da tarefa (when)? Quem são os envolvidos (who)? Quais são os métodos de execução (how)? Quanto custará (how much)?
• OBZ (orçamento base zero): um planejamento orçamentário com objetivo de diminuir custos e aumentar os ganhos.

2 – Pense em curto, médio e longo prazo

O planejamento é uma constante em qualquer atividade corporativa. Já chamamos atenção para ele no tópico anterior, em que planejar aparece em mais de um conceito apresentado. Porém, mais que entender a importância dessa ação é saber o que considerar ao fazê-la.

A sua empresa precisa estar preparada para os objetivos imediatos. É isso o que vai permitir que todos trabalhem com segurança e observem resultados em curto prazo. No entanto, é preciso também pensar no amanhã, para que o hoje seja conduzido de modo a tornar um crescimento próximo possível. Estagnar não é uma opção, porque em algum momento o seu negócio pode ser engolido pela voracidade da concorrência.

Ao cumprir as metas de médio prazo, é necessário agarrar-se a elas para alcançar os objetivos finais, o que está lá no horizonte, onde a sua empresa quer chegar. Ao alcançar esse objetivo maior outro planejamento deve ser feito, claro, considerando a nova realidade. Mas não deixe de pensar nesses três momentos já nesse primeiro estágio de estruturação. Tudo precisa estar muito bem definido, porque é isso que garantirá a competitividade e a permanência do seu negócio como uma presença relevante no mercado.

3 – Implante um serviço de controladoria

A controladoria é o trabalho que vai permitir que o planejamento aconteça. É por meio do controlador (ou controller) que tudo aquilo que a empresa planejou vai se tornar efetivo. É esse profissional que irá considerar a realidade do mercado, observar as condições dentro da própria empresa, estabelecer padrões para alcançar as metas e fazer o trabalho de consultoria junto aos gestores para que todo o processo de execução respeite as políticas do negócio.

Trata-se de uma figura indispensável para permitir que as atividades aconteçam de maneira coordenada e todos os setores trabalhem individualmente em prol de um resultado comum. Em resumo, é ele que vai conduzir tudo de maneira que o planejamento não fique só no papel, mas se torne realidade a partir de um trabalho administrativo e contábil.

4 – Valorize as pessoas

Tudo só vai acontecer conforme o estipulado se as pessoas estiverem motivadas e engajadas para botar a mão na massa e fazer acontecer. Profissionais sem perspectivas, trabalhando em um local sem harmonia, com líderes despreparados e em um ambiente não tão agradável comprometem todos os esforços para a busca dos objetivos pré-determinados.

Por isso, valorizar os colaboradores é uma preocupação primordial. E essa valorização não deve se traduzir apenas nas questões salariais. É preciso que os funcionários considerem vantajoso trabalhar na empresa, entendam a importância do que fazem, sintam-se importantes para o todo e possam desfrutar de benefícios que se mostrem diferenciais em relação a outras oportunidades de trabalho. Nesse sentido, a atuação da equipe de gestão de pessoas é fundamental.

5 – Não esqueça do marketing e dos softwares de gestão

Quem não é visto, não é lembrado. Essa afirmação é uma daquelas máximas que representam claramente o cuidado que as empresas precisam observar. O trabalho de gestão só acontece se existe demanda suficiente para manter as engrenagens funcionando. E isso depende de clientes, que são atraídos pelo marketing.

Mas você só conseguirá entregar o melhor se tiver um processo automatizado de gerenciamento. Então, sistemas de ERP e CRM costumam auxiliar de maneira vital o funcionamento de todas as áreas da empresa e contribuir para a reunião de informações úteis para a tomada de decisão. Além disso, eles permitem a redução de erros e retrabalhos.

6 – Cuide da contabilidade

A contabilidade é muito mais que uma atividade obrigatória. Ela é essencial para que a empresa se mantenha regular. Sem uma contabilidade correta, qualquer planejamento pode se tornar inviável porque o pagamento de tributos além do necessário, a escolha do regime menos adequado para a empresa, o não cumprimento dos prazos fiscais e a falta de adequação às normas podem inflacionar o orçamento e inviabilizar investimentos importantes para seguir com o planejamento pré-determinado.

Além disso, uma gestão incorreta dos custos trabalhistas é uma das peças-chave para a insatisfação dos colaboradores, cuja relevância para o resultado da empresa acabamos de ressaltar. Por isso, é vital que esse trabalho mereça uma atenção especial e prioritária, porque dele depende a continuidade das suas atividades.

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