Entenda a diferença entre custos e despesas nas empresas

Os custos e as despesas fazem parte da gestão financeira de qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento. E ainda que muitas pessoas usem esses termos como sinônimos, a verdade é que eles são sim bem diferentes — a única coisa que têm em comum, de fato, é que todos querem reduzi-los e eliminá-los sempre que possível. Mas para quem é empreendedor, entender a diferença entre custos e despesas é essencial para a controle do negócio.

O que é o custo?

O custo pode ser considerado como tudo aquilo que é gasto com bens e serviços para que outros bens e serviços sejam produzidos. Ele trata justamente dos gastos da empresa com o produto final e estão relacionados à aquisição e à produção de mercadorias. Na prática, isso significa que tudo aquilo que a sua empresa investir na compra de matéria-prima e na contratação de mão-de-obra entra na conta dos custos empresariais.

O mesmo vale para os gastos gerais de fabricação (GGF), como a depreciação de máquinas e equipamentos, o pagamento da energia elétrica e saídas de caixa relacionadas à manutenção, por exemplo.

E se você ficou com a impressão de que a relação de custos é muito abrangente, vale lembrar que ela deve, de fato, considerar diversos aspectos na rotina da empresa. É por isso que, para organizar melhor o conceito de custo, ele costuma ser dividido em quatro categorias distintas. São elas:

Custo Fixo: um gasto constante na empresa, que existe todos os meses e que não é alterado pela quantidade de vendas e negócios fechados. Aqui, vale lembrar que ele recebe o nome de “fixo” por existir sempre, e não por conta do valor ser sempre o mesmo — as variações existem, mas costumam ser pequenas. O custo fixo considera todo aquele dinheiro que a empresa desembolsa com aluguel de espaço, aluguel de maquinários e salários pagos aos funcionários de vendas e da produção, por exemplo.

Custo Variável: diferente do custo fixo, o custo variável é aquele que sofre alterações em curto prazo, geralmente relacionadas a alguma variável na produção e nas vendas. A compra de matéria-prima, de insumos produtivos e os gastos com tributações fiscais são casos bem clássicos de custos que, embora estejam sempre presentes, podem sofrer uma variação muito grande em seu valor de um mês para o outro.

Custo Direto: envolve aquele gasto para o qual é fácil atribuir um valor. Em outras palavras, é aquele custo que é mensurável sem dificuldades, sem necessidade de rateio e que é relacionado diretamente ao produto final. Nele, somam-se os gastos com a compra de matéria-prima aos gastos com a mão de obra direta e divide-se o valor pela quantidade de produtos produzidos em um determinado período.

Custo Indireto: um custo mais complexo de se calcular. Aqui, costuma ser difícil atribuir um valor, digamos, para cada unidade produzida. Imagine, por exemplo, considerar o custo de uma empresa que faça a limpeza do seu local de trabalho. Para executar o serviço, é claro que um valor será cobrado. Mas e para calcular, digamos, quanto custa a limpeza de cada metro quadrado ou de cada ambiente da empresa? Ou como saber quantas paredes são limpas por hora e quanto custa cada uma dessas horas? Perceba que, de fato, é mais difícil fazer um raio-x preciso desse custo.

E as despesas, como identificá-las?

Um outro lado da mesma moeda, o conceito de despesa engloba todos os gastos relativos à administração da empresa, como as áreas comercial, de marketing, de desenvolvimento de produtos e financeira. Ou seja, são os desembolsos necessários para manter a estrutura funcionando, porém, não contribuem diretamente para a geração de novos itens que serão comercializados.

O salário do pessoal administrativo, por exemplo, entra na relação de despesas, e não na de custos. Isso porque, ainda que seja fundamental para  funcionamento da empresa, não possui relação direta com o que é produzido. O mesmo vale para os gastos com materiais de limpeza, energia e água, o dinheiro direcionado para publicidade e propaganda da empresa e os valores para a manutenção de softwares utilizados pela administração.

Que tal visitarmos um exemplo prático para entender melhor? Imagine que uma loja de autopeças deixasse de pagar comissão para os seus vendedores. As chances de um impacto nas receitas são grandes, principalmente se considerarmos que os funcionários podem não se empenhar tanto na venda dos produtos. No entanto, se a mesma empresa cortasse a compra das peças para o seu estoque, esses vendedores não teriam sequer algo para vender. Logo, fica fácil entender que a comissão dos vendedores é uma despesa e a compra de autopeças é um custo.

Já em uma indústria de doces, se a empresa não comprasse açúcar, ela não conseguiria fabricar os seus produtos. A compra do açúcar é uma matéria-prima e, portanto, um custo. Se, entretanto, essa empresa reduzisse a compra de papel para impressões em seu escritório, ela estaria cortando uma despesa, porque o corte de papel não afeta sua produção de doces, apenas sua administração.

Por que a diferença entre custos e despesas é importante para a empresa?

Seja para pensar o planejamento orçamentário, seja para tirá-lo do papel, a verdade é que qualquer empresa que pretenda organizar as suas finanças vai precisar trabalhar com projeções, e isso inclui as projeções de receitas, de custos e de despesas do negócio, é claro. Por isso, conhecer a diferença entre esses dois indicadores e, mais do que isso, tê-los sempre na ponta da língua, é fundamental para a tomada de decisão nas empresas.

Assim, é possível fazer a divisão correta dos valores para cada setor e a definição de prioridades. Afinal, tendo uma noção do quanto é necessário para tocar cada atividade, os gestores podem destinar os montantes adequados no orçamento.

Qualquer valor estipulado pode acabar sendo apenas um chute e uma aposta que, provavelmente, trará prejuízos. E isso também vale na hora de trabalhar com a precificação correta dos seus produtos e serviços.

Entendendo a diferença entre custos e despesas e aplicando esses conceitos à produção, o empreendedor consegue identificar com mais facilidade a margem de contribuição de cada produto e descobrir qual preço praticar sem comprometer a saúde financeira.

Afinal, a margem de contribuição ou margem de lucro nada mais é do que o valor de custo do produto que acaba sobrando no orçamento após a realização da venda. Não esqueça que, ao colocar os custos e despesas na ponta do lápis, fica mais fácil gerir e controlar, por exemplo, a relação entre o seu volume de vendas, seus lucros e todos os seus gastos para chegar aos resultados. A partir daí, basta cruzar as informações e visualizar de maneira bem descomplicada se vale a pena, ou não, manter, renovar ou atualizar o seu portfólio.

E por falar em controle, vale lembrar também que a Kontisa oferece um suporte contábil experiente e atualizado com serviços completos de controladoria, contabilidade gerencial, contabilidade de custos e contabilidade financeira. Por isso, conte com o nosso suporte para otimizar o controle de custos e despesas do seu negócio e veja como é possível melhorar as margens de lucro e o valor agregado dos seus produtos e serviços por meio de um cálculo correto e estratégico dos impostos e obrigações!

Gostou do artigo? Sabemos que, de vez em quando, essas diferenças entre custos e despesas podem dar um verdadeiro nó em quem faz a gestão financeira, então que tal compartilhar esse artigo com seus colegas e dividir essas dicas com eles?  E se você quiser tirar alguma dúvida sobre os custos e despesas da sua empresa, entre em contato conosco. Estamos prontos para lhe ajudar!