Por definição, podemos dizer que o estoque de uma empresa é o lugar onde ficam armazenadas as matérias-primas utilizadas na fabricação dos produtos e também as mercadorias prontas para entrega, certo? Em parte, sim. Isso porque o conceito não envolve apenas isso. Estoque é dinheiro que está em constante movimento. Por isso, fazer um rigoroso controle de estoque, registrando tudo o que entra e sai dele, é fundamental para o bom andamento dos negócios.
Erros nesse setor podem significar vendas perdidas, paradas de produção, atrasos, falhas no planejamento e muito mais. Por isso, o estoque deve ser colocado entre os primeiros itens no ranking dos setores mais importantes da sua empresa, junto com áreas como o financeiro e as vendas. E fazer o gerenciamento adequado é uma ferramenta essencial para apoiar os objetivos de toda organização, ou seja, o lucro e a satisfação dos clientes.
Porém, não é somente com as finanças que é preciso se preocupar. Com o Bloco K já em vigor para boa parte das empresas, cuidar do estoque se tornou uma exigência legal. A partir dele, todo negócio que possui um estoque precisa fazer a escrituração eletrônica do Livro de Registro de Controle da Produção e Estoque.
Mas antes de chegarmos na relação entre a organização do estoque e essa nova obrigatoriedade, vamos falar sobre o controle de estoque em si.
Como fazer um eficiente controle de estoque
Para iniciar nossas dicas de gestão para o seu estoque, vamos começar falando do espaço físico. Ele deve ser um ambiente que permita boas condições de armazenamento, visualização, acesso e controle dos itens. Claro que tudo depende do tamanho da sua empresa, mas não precisa ser necessariamente grande. Na verdade, a definição do espaço deve estar ligada às demandas, ou seja, às quantidades adequadas de cada item de acordo com o consumo previsto.
Funciona assim: em vez de considerar que você tem mil unidades do item A em estoque e 2 mil unidades do item B, é mais útil saber que temos itens A para utilizar pelos próximos 10 dias e B para apenas dois dias. Parece mais seguro pensar assim, não acha? Em resumo, fazer o cálculo por cobertura é dividir a quantidade de produtos disponíveis pela demanda.
Depois de definir uma previsão de vendas para determinado período e providenciar as quantidades necessárias, basta ficar de olho no tempo e na quantidade mínima exigida pelo fornecedor para repor os itens. Com relação a essa urgência, tudo depende dos riscos que você correria ao deixar determinados produtos acabarem, e no que isso alteraria sua relação com o cliente.
Para citar um exemplo, imagine o seguinte: você é dono de uma loja de sapatos que tem uma vitrine iluminada por 10 spots de luz. É necessário ter spots de luz em estoque? Não, porque se alguma delas queimar, é possível repor a qualquer momento sem afetar o desempenho da sua atividade. Agora, se na vitrine estiver exposta um par de calçados que não tenha outros tamanhos disponíveis no estoque, você tem grandes chances de perder a venda e deixar o cliente insatisfeito.
Além disso, quem nunca descobriu um mesmo item cadastrado duas vezes com códigos diferentes? Para evitar esse tipo de situação e as falhas ocorridas a partir dela, padronize o formato da referência e da descrição para todos os produtos. Isso funciona melhor ainda com a ajuda da tecnologia. Hoje, o mercado oferece sistemas que armazenam e organizam as informações com a intenção de reduzir o tempo de consulta e evitar erros, ajudando até mesmo a controlar possíveis furtos.
A partir desses sistemas pode-se ainda gerar relatórios periódicos para medir os fluxos do estoque, permitindo a investigação e correção de eventuais falhas, possibilitando um processo de melhoria contínua, bem como o recálculo de itens necessários com base em planejamentos atuais.
Além de um controle de estoque eletrônico, uma checagem visual também é importante para complementar a gestão. Se possível, faça isso diariamente. Nesse ponto, contar com profissionais experientes é de suma importância. Eles precisam ser rigorosos, detalhistas e confiáveis, ou seja, ao contrário do que muitos pensam, não é serviço para qualquer um.
O ideal é, dependendo do tamanho da empresa, definir uma pessoa responsável em cada área do estoque, acompanhando de perto os itens e os relatórios. Afinal, uma área com vários donos não tem dono nenhum, assim como colocar uma pessoa só para cuidar de todo o estoque pode gerar um grande problema.
E o que o esse assunto tem a ver com o Bloco K?
Como já falamos aqui no blog, tem tudo a ver. Com o Bloco K, as empresas passam a enviar ao governo informações sobre a produção e o seu respectivo consumo de insumos, assim como do estoque escriturado. E só é possível conseguir todos esses dados se eles estiverem organizados e armazenados da forma correta.
Diante disso, vemos que o controle do estoque não é bom somente para as finanças, como falamos, mas para manter a sua empresa operando de maneira legalizada, sem correr o risco de sofrer penalidades. Porém, sabemos que, para quem não está habituado a fazer todo esse controle, lidar os números pode ser algo um pouco complicado.
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