Quem administra uma empresa sabe que essa atividade não é nada fácil em diversos aspectos, mas principalmente no diz respeito às finanças, pois é a parte que envolve mais detalhes. Já vimos aqui no blog que uma das principais ferramentas para uma gestão financeira eficiente é o fluxo de caixa. Hoje, vamos explicar quatro conceitos que estão diretamente ligados a ele: contas a pagar e a receber e entradas e saídas.
Depois de entender a diferença entre eles, ficará muito mais fácil fazer todos os registros e manter a segurança financeira do seu negócio. Vamos lá?
O que são contas a pagar e a receber?
Voltando um pouco ao fluxo de caixa, é importante lembrar que ele funciona tanto como um controle diário, para o registro das entradas e saídas, quanto para fazer o planejamento financeiro. Ou seja, é possível usá-lo para fazer as previsões das contas a pagar e a receber da empresa. É por elas que começaremos nossas explicações.
Contas a pagar
Contas a pagar, como o próprio nome diz, são os compromissos financeiros assumidos pela empresa em um determinado período. Faça um levantamento de todos eles, com as datas de vencimento e os valores corretos, e registre no fluxo de caixa. Caso você não tenha o valor exato de uma conta ― como por exemplo de energia elétrica ou água, que variam conforme o consumo ―, não tem problema estimar um valor, desde que ele seja coerente com a histórico de gastos.
Em relação às datas de vencimento, a importância de tê-las bem claras está no fato de evitar o atraso nos pagamentos, pois isso pode gerar multas e acabar desequilibrando as finanças. E não é só isso: se você perder o controle do que deve, pode comprometer a confiabilidade da empresa perante os investidores ou fornecedores de crédito, como bancos privados e públicos.
Contas a receber
Ao lado de contas a pagar, temos contas a receber, que é o dinheiro que irá entrar no caixa. Geralmente, ele é proveniente dos pagamentos feitos à empresa pela compra de um produto ou serviço. Porém, não se resume a isso. Aqui, devem entrar também os investimentos feitos pela empresa em ações e na poupança, por exemplo, os valores referentes a empréstimos e, até mesmo, os créditos tributários recuperados.
Para negócios que trabalham com pré-vendas, como comércios atacadistas, indústrias e empresas que atuam no ramos de encomendas e afins, fazer um controle do que vai entrar no caixa é mais fácil, pois já se tem uma ideia mais clara do que foi vendido. Já para o comércio varejista e alguns tipos de serviços, que operam com a efetivação de uma compra, essa previsão de vendas deve ser feita com base no histórico das vendas.
Com as contas a pagar e a receber registradas, é possível saber como será o andamento do negócio por aquele período. Se os valores a receber forem maiores que os a pagar, é sinal que está indo tudo bem e você pode até pensar em fazer investimentos na empresa, como ampliar a estrutura física ou lançar um novo produto. Já, se os pagamentos superarem os recebimentos, é preciso rever as contas e encontrar uma forma de cortar gastos.
E as entradas e saídas, do que tratam?
As entradas e saídas são os valores que realmente entraram e saíram do caixa. Podemos dizer que é o realizado daquilo que foi previsto no contas a pagar e a receber. Por exemplo, enquanto você não paga o salário dos seus funcionários, esse valor fica no contas a pagar. Ao entregar o dinheiro a eles, esse valor passar a ser uma saída.
É o mesmo caso das vendas. Enquanto há a encomenda, você tem um contas a receber. Depois da entrega e do recebimento do dinheiro, o valor passar a ser uma entrada. Na maioria das vezes, os números podem não bater exatamente. Um exemplo clássico são as contas de energia elétrica, água e telefone que, por mais que fiquem dentro de uma média, acabam variando um pouco a cada mês.
E se o contas a pagar e a receber funcionam como um planejamento, as entradas e saídas têm o objetivo de identificar o que falta e o que sobra no caixa. Desta forma, é possível comparar o dia a dia com o que foi previsto e, se necessário, tomar providências, seja para corrigir um erro, seja para adiantar uma decisão de investimento.
Organizar todas essas informações pode parecer algo complexo à primeira vista, mas garantimos que não é. Uma boa dica é dividir tanto as contas a pagar e a receber quanto as entradas e saídas por categorias. Assim, fica mais fácil achar cada uma delas dentro do fluxo de caixa. E, claro, faça o acompanhamento de tudo, anotando o que for necessário para ter uma visão clara das finanças.
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor esses conceitos e a importância deles para o dia a dia do negócio. Se restou alguma dúvida, entre em contato conosco ou deixe um comentário no espaço abaixo. Estamos sempre prontos para lhe ajudar!
Deixe seu comentário