Fazer o cálculo da folha de pagamento não é uma tarefa simples. Ela exige conhecimento, atenção, um bom trabalho de gestão e organização das informações trabalhistas. Então, para ajudar você em um check-list de itens a serem considerados na hora de fechar essa conta, nós elaboramos este artigo com o que de mais importante você precisa saber sobre o assunto.
Em primeiro lugar, é preciso estar atento ao que deve ser descontado do funcionário e o que precisa ser pago pela empresa a partir do valor do salário. Fazer confusão com esse assunto pode causar problemas para o caixa do seu negócio, para o colaborador e também com o Fisco. Por isso, fique atento!
Os itens que entram no cálculo da folha de pagamento
É claro que existem vários encargos trabalhistas aos quais as empresas precisam respeitar, como o PIS, e outros que ocorrem ocasionalmente, como as férias. Mas aqui vamos falar daqueles diretamente associados ao valor do salário de todos os meses. Essa abordagem mais abrangente sobre os encargos trabalhistas é assunto para outro artigo!
Por enquanto, são as seguintes obrigações que a sua empresa precisa ficar atenta:
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é calculado sobre o salário bruto. Mas quem paga é o empregador. Trata-se de um direito trabalhista que o funcionário pode acessar em caso de demissão sem justa causa ao fim do contrato de trabalho. Além disso, só no momento da aposentadoria ou em situações específicas previstas em lei. Ainda assim, é obrigação do contratante depositar esse valor todos os meses.
Ele corresponde a 8% do salário bruto, sem incluir o salário-família, caso o funcionário tenha direito. E ainda que esse recurso não esteja facilmente acessível ao colaborador, é irregular depositar essa quantia em períodos específicos, como algumas empresas fazem (de três em três meses ou semestralmente). Esta é uma prática passível de punição criminal. Então, o melhor é se organizar e regularizar mensalmente.
INSS
A contribuição ao Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) também é calculada sobre o salário bruto. Mas, aqui, quem paga é o funcionário. Essa contribuição é feita à Previdência Social e permite ao trabalhador, entre outras situações, aposentar-se em uma idade determinada e com o tempo de trabalho estabelecido em lei. O valor é descontado do salário bruto do colaborador e a porcentagem varia de acordo com os proventos.
Para pessoas com renda bruta de até R$ 1.556,94, esse desconto deve ser de 8%. Quando a remuneração varia entre R$ 1.556,94 e R$ 2.594,92, 9%. Aos que ganham de R$ 2.594,92 até R$ R$ 5.189,82, a incidência é 11%. Para quem tem remuneração de R$ 5.189,83 ou mais, a contribuição fica no valor do teto, que é de R$ 570,88.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é devido para os funcionários fora da faixa de isenção do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). Para calculá-lo, considera-se o valor do salário bruto e desconta-se a porcentagem do INSS. Caso o resultado for igual ou maior que R$ 1.903,99, aplica-se a seguinte tabela:
- Desconto de 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
- Desconto de 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
- Desconto de 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
- Desconto de 27,5% sobre bases iguais ou superiores a R$ 4.664,69.
Vale-transporte
Por lei, o empregador é obrigado a fornecer condições de transporte ao funcionário. Ou seja, independentemente de quantas conduções ele precise e qual valor seja necessário para que ele faça o trajeto casa-trabalho-casa, é função da empresa garantir esse recurso. Entretanto, o desconto não pode ultrapassar 6%.
Esse desconto é calculado após as subtrações referentes ao INSS e ao IRRF. O empregador também tem a alternativa de oferecer este recurso como benefício (não descontando dos proventos) ou garantir um serviço de transporte próprio (como vans ou aplicativos). Ainda assim, o desconto a ser aplicado é o mesmo.
Vale-refeição
Ao contrário do vale-transporte, o vale-refeição ou vale-alimentação não são obrigações do empregador, mas é comum que as empresas ofereçam este recurso justamente por ser um benefício muito caro aos colaboradores. Entretanto, caso haja algum desconto na folha de pagamento, ele não pode ser superior a 20% sobre o valor oferecido em voucher ou cartão magnético.
Salário-família
Mas nem só de descontos vive uma folha de pagamento. Os funcionários também têm direito a pelo menos um abono, caso do salário-família. Trata-se de um valor pago a funcionários de baixa renda em duas faixas de rendimento. O benefício é calculado sobre o salário bruto.
Caso os rendimentos não ultrapassem R$ 806,80, o abono é de R$ 41,37. Se os ganhos estiverem entre R$ 806,80 e R$ 1.212,64, o acréscimo é de R$ 29,16.
Demais benefícios
A empresa pode oferecer outros benefícios aos colaboradores, como plano de saúde ou o serviço de algum grêmio recreativo, e descontar esses adicionais na folha de pagamento. Mas essas cobranças não podem ser obrigatórias, nem feitas sobre o valor bruto.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento
O ponto de partida é a remuneração bruta do funcionário. A partir desse valor a empresa vai calcular o FGTS (e depositá-lo na conta específica sem descontar nada do colaborador) e o INSS (subtraindo da renda bruta, conforme faixa de contribuição). Ainda sobre a renda bruta, calcula-se o salário-família, se for o caso.
Com base nesse valor (proventos – INSS + salário-família, se for o caso), considera-se a necessidade de desconto do IRRF, de acordo com a alíquota devida. Se for o caso, sobre o valor descontado de IR, aplica-se uma dedução de R$ 189,59 por dependentes, se eles existirem.
Feitos esses primeiros cálculos, sobre o valor restante, aplicam-se os descontos de vale-transporte e demais benefícios. Ao colaborador, deve ser apresentado tanto o valor bruto do salário, quanto os descontos e o valor líquido a que ele tem direito.
Agora, por mais que o entendimento de todos esses cálculos esteja claro, é fundamental que a sua empresa conte com um serviço de contabilidade para não errar no cálculo do folha de pagamento. Afinal, é uma obrigatoriedade sensível, regida pelos centavos, que podem ser decisivas ao manter a sua empresa na legalidade ou não.
Além de todas as questões que abordamos aqui, algumas outras variáveis precisam ser consideradas, como adicional noturno, adicional de insalubridade ou periculosidade e horas extras. Ter uma assistência especializada, portanto, evita que a sua empresa se enrole nos números e acabe tendo prejuízos, problemas com as instâncias reguladoras ou mesmo com o próprio funcionário que, dependendo do caso, pode se sentir lesado.
Se você está começando a sua empresa, olhar para este assunto com uma atenção minuciosa é ainda mais importante. Mas ele não é o único! Nós temos um e-book que trata dos itens fundamentais a serem considerados ao abrir ou expandir um negócio. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito!
E caso tenha restado alguma dúvida sobre o tema ou a sua empresa precise de auxílio para qualificar o cálculo da folha de pagamento, entre em contato conosco! Você também pode deixar a sua mensagem no espaço de comentários logo abaixo. Estamos sempre à disposição para atender você!
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